Die Ausgangssituation:

EDEKA Nord war auf der Suche nach einer Lösung, um das Einlassmanagement Ihrer hauseigenen Veranstaltungen zu verbessern. Die Einladungen zu den Haus- und Ordermessen wurden einzeln aus dem Intranet der EDEKA Nord an die Teilnehmer versandt. Auf der Veranstaltung wurden die Einladungsdaten mit einer Gästeliste abgeglichen und die Teilnahme der einzelnen Gäste händisch erfasst. Dieses manuelle Einlassmanagement war zeitaufwendig und fehleranfällig.

Ziele:

EDEKA Nord wollte nun mit einer neuen Software-Lösung das Einladungs- und Einlassmanagement modernisieren, um:

• Teilnehmerzahlen vorab zu kennen und gezielt steuern zu können
• Online-Registrierung und print@home Tickets zu ermöglichen
• Den gesamten Veranstaltungsprozess effizienter und genauer zu gestalten
• Namensschilder on demand vor Ort erstellen zu können
• Das Einlassmanagement insgesamt zu verbessern

Umsetzung:

Schritt 1: Die Einführung

Softwert implementierte das FairDesigner Ticketing-System, das im Februar 2018 auf der „EDEKA Nord Spezialitätenbörse“ erstmals erfolgreich eingesetzt wurde. Nach diesem gelungenen Auftakt konnte das System unproblematisch auf die wesentlich größeren Hausmessen der EDEKA Nord übertragen werden.

Die Lösung beinhaltete:

• Konfiguration des Systems nach den Wünschen von EDEKA Nord
• Einführung der Online-Registrierung und print@home Tickets
• Erweiterung des Workflows für die Aussteller- und Mitarbeiterregistrierung sowie die Namensschilderstellung
• Nutzung des Systems für alle Hausmessen und viele interne Veranstaltungen

EDEKA Nord gehört zu den sieben genossenschaftlich strukturierten Großhandlungen im EDEKA-Verbund. Mit etwa 650 Märkten, einer gesamten Verkaufsfläche von mehr als 835.000 Quadratmetern und einem Umsatz von 3,73 Milliarden Euro im Konzern spielt EDEKA Nord eine führende Rolle im norddeutschen Lebensmitteleinzelhandel.

Das Verkaufsgebiet erstreckt sich über Schleswig-Holstein, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern sowie Teile von Niedersachsen und Brandenburg.

Mit rund 6.700 Mitarbeitenden zählt EDEKA Nord zu den größten Arbeitgebern in Norddeutschland.

Neben dem Einzelhandel engagiert sich EDEKA Nord auch in der Organisation von hausinternen Ordermessen und regelmäßigen Mitarbeiter-Veranstaltungen.

Schritt 2: Ausbau und Optimierung des Einlassmanagements

Nach 2 erfolgreichen Veranstaltungsjahren wurden die Dienstleistungen rund um das Einlassmanagement weiter ausgebaut. Als weiteren großen Nutzen für Aussteller und Besucher wurde das Registrierungs-System mit dem Waren-Order-System der EDEKA Nord verbunden.

Alle Namensschilder wurden, mit Hilfe einer speziellen Codierung, mit weiteren Informationen bestückt. Jeder Aussteller kann nun mit einem Scanner diese Codierung auslesen und Warenbestellungen für den jeweiligen Gast digital erfassen.

Das eigentliche Ziel der Messe – die Platzierung von Bestellung der Gäste bei den Ausstellern – sollte  bequem, schnell und unkompliziert gestaltet werden, um den Absatz weiter zu erhöhen.

Fazit:

Die Zusammenarbeit mit Softwert ermöglichte EDEKA Nord eine umfassende Modernisierung ihrer Veranstaltungsorganisation.

Durch die Einführung des digitalen Einladungs- und Einlassmanagements wurde die Effizienz und Genauigkeit der Messe- und Veranstaltungsplanung erheblich verbessert.

Die Anbindung an das Waren-Order-System ermöglichte dem Unternehmen, Bestellprozesse auf Messen zu optimieren. Mit diesen Maßnahmen ist EDEKA Nord bestens für zukünftige Herausforderungen gerüstet.

Mittlerweile wird das FairDesigner-System wird nicht nur für die 3 jährlichen Hausmessen der EDEKA Nord, sondern auch für viele interne Versammlungen, Konferenzen, Feierlichkeiten und sonstige Klein-Veranstaltungen zur Registrierung und Erstellung der Namensschilder genutzt.